To do list

To do list je úžasnou pomôckou pre organizácii vášho času. Ide o jednoduchú pomôcku na reguláciu vašej produktivity počas dňa, ktorú si môže vytvoriť každý. V tomto článku sa spolu pozrieme na tvorbu to do listu, vďaka čomu sa naučíme ako si správne organizovať denné aktivity a ako sa naučiť si správne regulovať čas. To do list nie je technika len pre zaneprázdnených. Ide o stratégiu, ktorú môžu na svoje aktivity využívať rovnako študenti ako riaditelia najvyšší poschodí veľkých korporátov. Skrátka a jednoducho si touto formou môžete jednoducho zregulovať koľko času strávite, pri ktorej úlohe a tak byť počas dňa produktívny.

Ako si písať to do list?

Základom pre to do list je akýkoľvek papier a pero. Môžete si zápisky ozdobiť alebo len jednoducho spísať. Kreatívna stránka je kompletne na vás. V rámci stratégie na organizovanie vášho harmonogramu dňa môžete zvoliť časový sled, prípadne si aktivity rozvrhnúť od najdôležitejšej po menej prioritné. Pre začiatočníkov neodporúčam voliť presný časový harmonogram, pretože na začiatok zrejme nebudete vedieť odhadnúť, koľko vám daná aktivita zaberie a potom to do list pre vás nebude mať motivačnú funkciu. Naopak pre profesionálnych plánovačov je časový harmonogram akýmsi zázrakom, ktorý vám umožní vytrieskať z každého dňa maximum.

Preberieme si teda obidva postupy. Začneme tým jednoduchším. Na papier si napíšeme veci, ktoré potrebujeme za deň splniť od tých najprioritnejších až po tie menej prioritné. Napríklad môže ísť o zoznam:

• pracovné stretnutie
• dôležitý telefonát
• pošta
• nákup
• pripraviť obed
• prechádzka

Na príklade tohto zoznamu môžete vidieť, že pracovné povinnosti majú prioritné postavenie a teda by mali tvoriť počas vášho dňa prioritu. Prechádzka sa nachádza až na poslednom mieste a teda pokiaľ ju nesplníte, svet sa nezrúti, no je dobré mať na očiach, že by ste chceli stihnúť aj túto voľnočasovú aktivitu. Samozrejme naše zoznamy nepozostávajú z pár bodov, no na ilustráciu je tento príklad postačujúci. Po každej splnenej úlohe si ju vyškrtnite zo zoznamu. Na konci dňa budete mať prehľad o úspešnosti vášho dňa, čo bude pre vás motivujúce do ďalších dní.

Druhým spôsobom písania to do listov je ten s časovým harmonogramom. Ukážeme si to opäť na predchádzajúcom príklade:

• 8:00-10:30 pracovné stretnutie
• 11:00- 12:00 dôležitý telefonát
• 12:00-12:30 pripraviť obed
• 13:00-14:30 pošta
• 15:00-16:00 nákup
• 16:00-17:00 prechádzka

Prakticky je rozdielom medzi týmito zoznamami, že všetky úlohy majú presne časové rozhranie. Už na príklade som vám ukázala, že je dobré rátať aj s časovou tiesňou a neplánovať si aktivity hneď nadväzujúco na seba. V takomto zozname sa nehráme na priority a snažíme sa splniť celý stanovený rozvrh. Ide o veľmi striktný a disciplinovaný systém regulácie aktivít, ktorý vám pomôže veľmi efektívne plniť všetky zadané úlohy.

Výhody to do listu

Medzi výhody to do listu patrí určite redukcia stresu. Veci totiž nemusíte držať v hlave ale prakticky ich hodíte na papier, kde ich máte celý deň na očiach. Máte omnoho menší stres, že na niečo zabudnete a rovnako máte väčší prehľad v stanovených úlohách. Ďalšou výhodou je, že môžete regulovať čas strávený rôznymi aktivitami a preto sa nestane, že deň premrháte jednou zbytočnou aktivitou, prípadne ho presedíte pred telkou. Učíte sa ako si užívať prítomnosť a ako vedieť správne zaobchádzať nielen s pracovným, ale aj s voľným časom.